履约保函是企业在经营活动中经常使用的一种信用担保方式，它能为企业带来许多益处。但是，履约保函的日常管理却是许多企业面临的一大难题。如何做好履约保函日常管理，确保企业权益，降低风险？我们不妨一起探究一下。
履约保函日常管理部门是企业为有效管理履约保函而设立的专门机构。 它主要负责履约保函的申请、审核、发放、续期、风险控制等日常工作，为企业使用履约保函提供一站式服务，确保履约保函的规范化、制度化管理。
履约保函日常管理部门的设立，是企业加强履约保函管理的重要一步。 它能够集中企业的力量，统筹管理履约保函相关事务，为企业带来以下几方面好处：
统一协调：履约保函日常管理部门可以作为企业内部各部门与外部银行、客户之间沟通的桥梁，统一协调企业的履约保函业务。例如，在保函开立时，管理部门可为业务部门提供开立流程指导、材料准备等服务；在保函使用时，则负责与银行对接，确保保函的及时、合规使用。
风险控制：通过对履约保函的日常管理，及时掌握保函的发放情况、使用情况，以及所涉及的银行、客户信息，发现并控制企业在使用保函过程中的各种风险。例如，一些企业可能面临多张保函到期续保的情况，日常管理部门可提前规划，避免保函集中到期带来的资金压力和操作风险。
提高效率：设立**的履约保函日常管理部门，能够为企业节省大量时间和精力。通过标准化、程序化的管理，简化保函申请、审批流程，提高企业内部运作效率。同时，管理部门还能为企业提供咨询服务，帮助企业选择合适的保函种类、额度，避免因对保函产品了解不足而导致的浪费。
成本优化：履约保函日常管理部门可通过与银行的谈判，为企业争取更优惠的保函费率，降低企业财务成本。此外，通过有效管理，避免因保函使用不当或欺诈行为带来的经济损失，优化企业资金运用。
那么，履约保函日常管理部门应如何开展工作？ 下面为大家详细解读履约保函日常管理的各个步骤：
企业内部各业务部门需向履约保函日常管理部门提出保函申请，并提供相关材料。 申请材料通常包括：合同文本、业务需求说明、对方当事人信息、担保人信息等。
履约保函日常管理部门在收到申请材料后，需要认真审核以下几方面内容：
合同的真实性、合法性：核对合同内容是否真实有效，是否为企业真实业务所需要。 对方当事人的资质：审核对方的经营状况、信用情况，确保其具备相应的接受保函能力。 保函额度：根据合同金额、企业自身财务状况，综合考虑保函的实际需求额度。在审核通过后，日常管理部门需与申请部门共同选择合适的保函种类。 常见的履约保函包括履约保函、保证金保函、先期支付保函、定金保函等。不同种类的保函适用场景不同，管理部门需根据业务性质和合同要求选择适合的保函。例如，如果是建设工程项目，通常需要开立履约保函；而预付款 scenario 下则需要保证金保函等。
日常管理部门应积极与银行沟通，选择符合企业需求的保函开立银行。 此步骤中，管理部门需就保函种类、额度、费率等与银行进行谈判，并提供必要材料。常见材料包括：开立申请书、合同文本、企业资质证明、财务报表等。
在材料准备齐全、银行确定后，日常管理部门需督促申请部门尽快与银行签订保函协议，并按照银行要求提供相关担保措施。 随后，银行将开立保函并送达企业。
企业应将保函原件送达对方，并保留副本。 日常管理部门需妥善保管保函副本，并记录保函使用情况、到期时间等重要信息，为后续管理奠定基础。
保函日常管理的一个重要方面是续期管理。 管理部门需在保函到期前提前与银行对接，根据企业实际需求选择续期或不续期。通常，银行会要求企业在保函到期日之前申请续保，并提供相应材料。日常管理部门应确保续期工作井然有序，避免保函到期导致的业务中断。
在保函使用过程中，日常管理部门应密切关注保函使用情况，及时与银行、业务部门沟通，控制风险。 如果发生对方违约情形，日常管理部门应迅速反应，采取相应措施，确保企业权益。同时，还应注意防范内部风险，避免企业工作人员与对方串通欺诈使用保函。
在保函到期或提前终止后，日常管理部门应与银行进行结算，确保企业资金安全。 结算完成后，企业可将保函相关资料存档，以便后续查询和审计。
我们以某工程企业为例，了解履约保函日常管理在实际中的应用。 该企业承接了一项大型工程项目，需要开立一笔金额较大的履约保函。
企业履约保函日常管理部门在收到业务部门的保函申请后，迅速审核合同内容、对方业主资质、工程款项支付进度等信息，并确定保函额度为合同金额的10%，即：200万元。 通过市场比较，日常管理部门选择了费率较有竞争力的XX银行开立保函。在与银行对接过程中，还成功为企业争取到一定优惠。 随后，管理部门督促业务部门提供所需材料，并指导其与银行顺利签订保函协议。保函开立完成后，及时将保函原件送达业主方，并记录保函信息。 在保函使用期间，日常管理部门保持与银行、业务部门的密切沟通，确保保函使用规范。当发生合同纠纷、业主方违约情形时，管理部门**时间介入，通过保函担保，为企业争取利益**化。 **，在保函到期后，管理部门与银行进行及时结算，结算额度与实际使用额度相符，确保企业资金安全无损失。履约保函日常管理部门的设立，能够帮助企业更加高效、规范地使用履约保函，为企业经营活动保驾护航。通过对保函全流程的管理，企业可有效控制风险、优化成本，充分发挥履约保函的信用担保作用。当然，具体管理措施应根据企业实际情况进行制定与调整，确保管理工作落到实处。
