在工程建设领域，保证金制度是业主方监督承包方履约、保障工程质量的常用手段。当承包商按合同约定完成工程后，业主方应及时退还履约保证金。若业主方无故拖延或拒绝退还，承包商可以依法维护自身权益。
那么，当履约保证金被业主方无故扣留，或因其他原因无法退还时，承包商应该如何写一份**且有效的报告，来维护自身权益呢？下面，我们将通过一个完整的模板，详细讲解这份报告的写法。
在写报告之前，首先需要了解什么情况下可以退履约保证金。根据《中华人民共和国担保法》第九十一条规定：
"保证人超出约定的保证范围或者超过债权人损失额承担保证责任的，其超出部分不产生保证效力。"
以及第九十二条：
"保证期间，债权人未经保证人同意与债务人变更主合同的，保证人不再承担保证责任。"
根据上述法律条款，当以下情况发生时，保证人（承包商）有权要求退还履约保证金：
保证期间已满：保证期间是保证责任存续的时间，超过保证期间，保证责任自然终止。
合同约定的保证条件已实现或不再存在：如承包商已按合同约定完成工程并通过验收，或因业主方原因导致工程无法继续，合同保证条件消失。
主合同变更：在未征得保证人同意的情况下，债权人与债务人变更主合同，保证人可免除保证责任。
一份有效的报告需要有明确的目的与目标。在写这份报告时，目的通常是向业主方陈述退还履约保证金的理由与依据，并要求业主方及时退还保证金。同时，也可以将这份报告作为日后维权的证据。因此，在撰写时需要重点突出以下几点：
陈述事实：详细陈述合同签订、履约及保证金缴纳的过程与结果，以事实为依据，证明己方已按合同约定履行了责任。
强调己方权益：明确指出业主方拖延或拒绝退还保证金的行为已侵害己方权益，并指出这种行为将可能导致的法律后果。
提出解决方案：提供一个双方都能接受的解决方案，如退还保证金的具体时间与方式，以期促成问题的解决。
一份完整的报告通常包括标题、正文和结尾三个部分。下面我们将详细讲解每个部分的写法。
（一）标题报告的标题需要简洁明了，通?？梢园ㄒ韵滦畔ⅲ?/p>
报告主题：如“关于要求退还XXX项目履约保证金的报告”。
报告编号：如果是公司行为，通?；岣ǜ娓秤枰桓霰嗪牛奖闳蘸蟛檎矣牍芾?。
报告时间：写明报告撰写的时间。
（二）正文正文是报告的主要部分，需要详细陈述事实经过与己方主张。建议包括以下几部分：
1.基本情况首先介绍项目基本情况，包括项目名称、地点、合同编号、签订时间、合同金额、履约保证金金额及缴纳时间等。这些信息可以从合同中提取，以事实为依据，使报告更加可信。
2.履约情况详细陈述己方履行合同的情况，包括施工进度、质量控制、验收结果等。如果有相关文件或图片可以作为附件提供，以证明己方已按合同约定履行了责任。
3.保证金缴纳情况介绍履约保证金的缴纳过程，包括金额、缴纳时间、方式等。如果有相关票据，可以作为附件提供。
4.退还保证金的理由根据之前提到的退履约保证金的条件，详细陈述要求退还保证金的理由。如果有相关法律条款或规定可以引用，以加强说服力。
5.己方主张与解决方案明确指出己方主张，如要求业主方在一定时间内退还保证金，并提出一个双方都能接受的解决方案，如退还保证金的具体时间与方式。
（三）结尾结尾是报告的收尾部分，通常包括以下内容：
1.强调重要性再次强调报告内容的重要性与紧迫性，以引起业主方重视。
2.期待回应表明己方期待业主方积极回应的态度，并提供联系方式与回应截止时间。
在撰写报告时，还需要注意以下几点：
使用正式语言：报告是一种正式文书，语言需要正式、准确，避免使用口语或过于随意的表达。
事实为据：报告的内容需要以事实为依据，避免主观臆断或夸大其词。
突出重点：在报告中需要突出己方已履行合同义务、业主方拖延或拒绝退还保证金的行为以及己方主张，使报告更有说服力。
避免情绪化：撰写报告时需要保持冷静与客观，避免使用情绪化语言或人身攻击。
保留证据：在报告中需要引用或涉及的文件、图片等资料，需要做好备份并保留原件，以备日后维权所需。
下面提供一份报告模板示例，供参考：
（一）标题关于要求退还XX工程项目履约保证金的报告
报告编号：[XX-XX]
报告时间：XXXX年X月X日
（二）正文一、基本情况
我公司与贵公司于XXXX年X月X日签订《XX工程项目施工合同》（合同编号：XX-XX），合同金额为人民币XXXX万元。合同约定我公司应缴纳合同金额5%的履约保证金，即XXXX元。我公司已于XXXX年X月X日按约定将履约保证金汇入贵公司账户（汇款凭证附后）。
二、履约情况
在贵公司的监督下，我公司严格按照合同要求，完成了XX工程项目的施工任务。施工过程中，我公司严格遵守工程规范，加强质量控制，并通过了贵公司于XXXX年X月X日组织的工程验收（验收报告附后）。验收结果表明，工程质量达到合同要求，贵公司对我公司的履约情况表示满意。
三、保证金缴纳情况
如前所述，我公司已按合同约定缴纳了XXXX元的履约保证金。保证金缴纳后，我公司多次以书面形式要求贵公司退还，但贵公司以各种理由拖延或拒绝退还保证金。
四、退还保证金的理由
根据《中华人民共和国担保法》第九十一条及第九十二条的规定，保证期间已满，或保证条件已实现或不再存在，保证人有权要求债权人退还保证金。我公司已按合同约定完成工程施工并通过验收，合同约定的保证条件已实现，且保证期间已满，我公司要求退还履约保证金符合法律规定。
五、我方主张与解决方案
鉴于上述事实与理由，我方要求贵方在收到本报告之日起X个工作日内，将XXXX元履约保证金全额退还我方，并建议退还方式为银行转账（我公司银行账户信息附后）。
（三）结尾以上是我方关于退还履约保证金的要求与说明，望贵方予以重视，并积极回应。我方期待与贵方友好协商，妥善解决此事。如贵方在收到报告X个工作日内未予以回应，我方将依法采取进一步行动维护自身权益。
一份完整的报告需要结合实际情况，合理运用上述模板，突出重点，以事实为据，强调己方权益。同时，在撰写时注意使用正式语言，避免情绪化表达，并保留相关证据。希望这份模板能帮助你有效维护自身权益。
