在商业合同中，履约保证金往往是保障合同顺利履行的关键一环。当一方当事人要求另一方提供履约保证金时，若对方拒绝或未能提供，要求方可能会发出履约保证金驳回函，表明己方立场并保留相应权利。
撰写一份有效的履约保证金驳回函至关重要，它能有效维护发函方的合法权益，避免因保证金争议而造成合同履行受阻或产生不必要的法律纠纷。
那么，如何撰写这样一封驳回函呢？又有哪些关键要素和注意事项需要考虑？让我们一步步来了解。
履约保证金驳回函是指在商业合同中，当一方当事人要求另一方提供履约保证金以确保合同履行，而对方拒绝或未能提供时，要求方发出的正式函件。该函件旨在表明己方立场、阐明对方未按要求提供保证金的违约行为，并保留要求赔偿或采取进一步法律行动的权利。
一份有效的履约保证金驳回函通常包含以下关键要素：
明确的主题：在函件开头，应直接表明主题为「关于XXX合同履约保证金事宜」，以明确传达函件意图。
简要概述合同情况：介绍合同基本信息，包括合同编号、签署日期、合同双方名称等，以便于明确合同背景。
阐明对方违约行为：详细指出对方未按合同要求提供履约保证金的违约行为，并引用合同中有关履约保证金的相关条款作为支撑。
表明己方立场：明确表示己方已履行了合同义务，对对方未提供履约保证金的行为表示遗憾和反对，并要求对方立即纠正违约行为。
保留法律权利：在函件中明确保留进一步采取法律行动的权利，包括要求赔偿损失、终止合同等。
提供联系方式：提供发函方的联系方式，包括地址、电话、电子邮箱等，方便对方及时回应并进行沟通协商。
正式语气：履约保证金驳回函应使用正式、严谨的语气，措辞准确，以展现发函方的严肃立场和坚定态度。
了解了关键要素后，我们来看看撰写履约保证金驳回函的具体步骤：
**步：确认合同条款
撰写驳回函前，首先要仔细审阅合同条款，确认合同中是否包含履约保证金的相关规定，以及保证金的数额、支付时间、支付方式等细节。确保己方有充分的合同依据要求对方提供履约保证金。
第二步：收集证据
如果对方未能按时或足额提供履约保证金，应收集和整理相关证据，包括合同文本、沟通记录、付款凭证等，以证明对方存在违约行为。这些证据将是驳回函的重要支撑，也是后续可能采取法律行动的重要依据。
第三步：确定发函目的
撰写驳回函时，应明确发函目的。通常情况下，发函目的可能是要求对方立即提供履约保证金、要求对方赔偿因未提供保证金而造成的损失，或通知对方己方将采取进一步法律行动等。明确发函目的有助于理清思路，确保函件内容聚焦且具有说服力。
第四步：撰写函件内容
根据上述关键要素，开始撰写函件内容。在阐明对方违约行为时，应提供具体事实和证据，以理性的态度表达己方立场和要求。同时，应避免使用过于激烈的言辞或人身攻击，保持函件的**性和严肃性。
第五步：审查和修改
完成初稿后，应仔细审查函件内容，确保用词准确、语气得体，并确保没有遗漏关键信息。必要时可请法律**人士审查，以确保函件符合法律规范。
以一个简化的案例来帮助理解。
某公司（甲方）与一家建筑公司（乙方）签订了一份建筑施工合同。合同中规定，乙方应在开工前向甲方提供总承包额 5% 的履约保证金。但开工日期临近，甲方仍未收到履约保证金。甲方决定向乙方发出履约保证金驳回函。
关键要素应用：
明确主题：关于「甲乙施工合同」履约保证金事宜
合同情况概述：简要介绍「甲乙施工合同」的合同编号、签署日期、合同双方名称等。
阐明对方违约行为：指出乙方未按合同要求在开工前提供总承包额 5% 的履约保证金，并引用合同中有关履约保证金的条款。
表明己方立场：甲方已按时履行了合同义务，对乙方未提供履约保证金的行为表示遗憾和反对，要求乙方立即提供履约保证金。
保留法律权利：甲方在函件中保留进一步采取法律行动的权利，包括要求赔偿损失、终止合同等。
提供联系方式：提供甲方的联系地址、电子邮箱等，方便乙方联系沟通。
在撰写履约保证金驳回函时，还有一些注意事项需要谨记在心：
及时性：一旦发现对方未按要求提供履约保证金，应及时发函表明立场，以避免对方产生己方默许的错觉，或造成合同履行进一步延误。
准确性：函件内容应以合同条款和事实为依据，准确无误。避免使用模棱两可或过于夸张的言辞，确保函件内容可被对方理解和接受。
保留证据：在发函前，确保己方已收集和保留了相关证据，包括合同文本、沟通记录、付款凭证等。这些证据将是维护自身权益的重要支撑。
保持沟通：发函后，应保持与对方的沟通渠道畅通，以便及时了解对方回应并进行协商。必要时，可尝试通过调解或仲裁等方式解决争议。
寻求**帮助：如果对方拒绝回应或纠纷升级，可寻求法律**人士的帮助，评估进一步的法律行动，包括仲裁、诉讼等。
一份有效的履约保证金驳回函，是维护合同双方权益、确保合同顺利履行的重要工具。在商业合同中，任何一方都应重视履约保证金的争议处理，通过理性沟通和**函件表达立场，以避免纠纷升级为法律诉讼，造成不必要的损失和影响。谨记要点，方能从容应对。
