在商业项目中，履约保函是保障合同双方权益的重要手段。然而，当出现特殊情况时，申请退回履约保函成为必要之举。退回函的撰写需要兼顾法律条款和商业礼仪，既要维护自身权益，又要妥善处理合同关系。以下将详细探讨申请项目履约保函退回函的撰写要点，助力企业在捍卫自身权益的同时，维护商业诚信，保持良好合作关系。
在正式探讨退回函的撰写之前，我们有必要了解履约保函的性质和作用。履约保函，也称为履约保证函，是保证合同一方（保证人）按时、按质、按量履行合同义务的书面承诺。当企业参与大型项目或与新合作伙伴合作时，履约保函成为保障合同顺利履行的有效手段。
履约保函通常由银行或保险公司等第三方机构出具，保证人向出函机构缴纳一定的费用，在出现违约行为时，出函机构将承担相应的赔偿责任。履约保函的出现，有效减少了商业风险，增强了合同的可信度和约束力。
在特殊情况下，申请退回履约保函成为必要之举。常见的退回原因包括：
合同变更：在项目实施过程中，合同条款可能因市场变化、政策调整等因素而发生变更。当变更后的合同对保证人更为有利时，被保证人可以申请退回履约保函，重新评估项目风险。
项目提前完成：当项目提前完成，或因不可抗力导致项目终止时，履约保函已无实际意义，被保证人可以申请退回。
保证人违约：当保证人出现违约行为，如未能按时交付货物、工程质量存在问题等，被保证人可以要求保证人赔偿损失，并申请退回履约保函。
保证人变更：如果项目中保证人发生变更，如并购重组、破产清算等情况，被保证人可以要求新的保证人提供履约保函，并申请退回原保证人的履约保函。
撰写退回函时，需要注意以下几点：
明确法律依据：退回履约保函并非简单的商业决定，而是需要符合一定法律规定的行为。在退回函中，应明确援引相关法律法规作为依据，表明退回履约保函的合理性和合法性。
陈述事实：在退回函中，应简明扼要地陈述退回履约保函的事实基础。如合同变更的具体条款、保证人违约行为的详细情况等。事实陈述应客观真实，避免夸张或隐瞒，确保退回要求具有坚实基础。
表达协商意愿：退回函并非单方宣告，而是需要与出函机构和保证人进行协商。在退回函中，应表达协商意愿，表明自己愿意通过友好协商的方式解决问题，避免给对方造成强硬的印象。
保持礼貌语气：退回函是商业函件，应保持正式、礼貌的语气。即使对方存在违约行为，也应避免使用激烈或指责的言辞，维护商业合作的尊严和诚信。
提供详细联系方式：在退回函中，应提供详细的联系方式，包括联系人姓名、电话、邮箱等，方便出函机构和保证人及时联系，推进协商进程。
以下提供一份退回函模板示例，供参考：
[企业名称] 致 [出函机构名称] 关于 [项目名称] 履约保函退回函
尊敬的 [出函机构名称]：
我司于 [日期] 与 [保证人名称] 签署 [项目名称] 合同，并根据合同要求向贵机构申请了履约保函，贵机构于 [日期] 出具了编号为 [保函编号] 的履约保函。
现因 [陈述事实，如合同变更、项目提前完成、保证人违约等情况]，我司特此申请退回上述履约保函。根据《 [相关法律法规名称] 》第 [条款编号] 条规定，[援引法律依据说明退回履约保函的合理性]。
我司愿意就此事项与贵机构和 [保证人名称] 进行友好协商，以期达成双方满意的解决方案。请贵机构与我司联系人 [联系人姓名]（[邮箱地址]）取得联系，以便进一步讨论相关事宜。
特此函达，敬请垂注。
此致
敬礼！
[企业名称]
[日期]
以下通过一个案例来具体阐述申请项目履约保函退回的过程和注意事项。
某工程项目，A公司为承包方，B公司为业主方。A公司向B公司提供了由C银行出具的履约保函，保证其按时完成工程建设。但在项目实施过程中，由于市场环境变化，B公司决定提前终止该项目。此时，B公司需要向C银行申请退回履约保函。
B公司首先应向C银行发送退回函，明确表示由于项目提前终止，原履约保函已无实际意义，并援引相关法律条款作为依据。同时，B公司应表达协商意愿，如提出由双方共同确认工程进度，并根据实际完成部分按比例退回履约保函。在退回函中，B公司应保持正式、礼貌的语气，避免给C银行造成不愉快的印象。
在退回履约保函的同时，B公司还应注意保存相关证据，如工程终止的通知、双方确认的工程进度表等，以防出现纠纷时能够有效维护自身权益。此外，B公司还应及时与A公司沟通，协商解除合同的相关事宜，避免因履约保函的退回而导致合同关系恶化。
以上案例说明，在申请项目履约保函退回时，应充分考虑自身和各方的权益，通过友好协商的方式妥善处理合同关系，维护商业合作的诚信和稳定。
综上所述，申请项目履约保函的退回函需要兼顾法律条款和商业礼仪。企业在维护自身权益的同时，也应注重保持良好的合作关系。通过合理援引法律依据、客观陈述事实、表达协商意愿和保持礼貌语气，企业可以有效地申请退回履约保函，维护商业诚信，促进合作共赢。
